HR & Personale > Medarbejderhåndbog
Medarbejderhåndbog (Ansættelsesforhold)
I medarbejderhåndbogen finder du vejledninger, skemaer, opslagsparadigmer og meget andet, der bl.a. vedrører arbejdstid, barsel, ferie, sygdom, personalepolitik, kompetenceudvikling, arbejdsmiljø og APV mm.
Hvis ikke du kan finde svar på dine spørgsmål, er du selvfølgelig altid velkommen til at kontakte en HR-medarbejder (Se under Ansatte).
Indhold
-
Interne kurser (PUMA)
-
Kompetenceudvikling (MUS)
Ferie
Følgende regler er gældende for afholdelse af ferie:
-
Ferie optjenes med 2,08 dag pr. måned.
-
Optjeningsåret er lig kalenderåret (1. januar – 31. december).
-
Ferieåret går fra 1. maj i det år, der følger efter optjeningsåret, til 30.
april det følgende år. -
Ferie holdes med 5 dage pr. uge.
-
Sygdom anses for indtrådt før feriens begyndelse, hvis medarbejderen er syg ved arbejdstids begyndelse den første feriedag.
-
Der er mulighed for at indgå aftale om at overføre optjente feriedage ud over 4 uger fra ét ferieår til et andet.
Københavns Universitets ferieregler
Find ferieskemaer under Skemaer og blanketter
Særlige feriedage
Ferieaftalen indeholder reglerne om de særlige feriedage.
Der kan ikke lokalt indgås kollektive aftaler om særlige feriedage.
De særlige feriedage følger på en række punkter de samme regler som almindelige feriedage, men der er også forskelle, herunder:
Fridage
Samtlige medarbejdere ved Universitetet har foruden på de almindelige helligdage fri juleaftensdag, nytårsaftensdag, 1. maj og grundlovsdag.
I forbindelse med dødsfald og alvorlig sygdom inden for den nærmeste familie kan der, efter aftale med den lokale leder, ydes ekstraordinær frihed, ligesom der i forbindelse med egen flytning efter aftale med den lokale leder kan bevilges frihed én dag.
Medarbejderen kan efter aftale med den lokale leder holde en dag fri i forbindelse med eget bryllup og eget sølvbryllup, når det foregår på en hverdag. Lokal leder bør stille sig forstående med henblik på tilrettelæggelse af arbejdet, således at en ordinær feriedag kan anvendes, når det drejer sig om andre store familiebegivenheder o.l.
Barsel og orlov
Barselsorlov (graviditetsorlov) - indtil 6 uger før fødslen.
Du har ret til barselsorlov med fuld løn i de sidste 6 uger før forventet fødsel.
Hvis du ikke udnytter alle 6 uger, kan de resterende uger/dage ikke bruges til at forlænge orloven efter fødslen.
Barselorlov efter fødslen - de første 14 uger
Du har ret til barselsorlov med fuld løn i de første 14 uger efter fødslen. De 14 uger regnes fra dagen efter barnets fødsel. I de første 2 uger har du pligt til at holde orlov.
Forældreorlov - uge 15 og fremefter.
Efter den 14. uge har du ret til forældreorlov i 32 uger. Barnets far har tilsvarende ret til forældreorlov i 32 uger. Tilsammen har I dog kun ret til dagpenge i 32 uger i alt, som I frit kan fordele mellem jer.
Du har ret til fuld løn i 12 uger af forældreorloven. Det kræver dog, at du bruger 12 af jeres 32 uger med dagpenge - således at Københavns Universitet som arbejdsgiver kan få fuld dagpengerefusion.
Hvis barnets far også er omfattet af statens barselsaftale, har I tilsammen ret til løn i 18 uger, fordelt med 6 uger til dig, 6 uger til barnets far og 6 uger, som I frit kan fordele mellem jer. I kan holde orlov samtidig, i forlængelse af hinanden eller på skift, men jeres samlede forældreorlov med løn kan ikke overstige 18 uger. Hvis faderen holder forældreorlov med 1øn efter andre aftaler (f.eks. den kommunale barselsaftale), har du ret til løn i 12 uger.
Ferievejledning - i forbindelse med barsel
Fravær som følge af sygdom e.lign.
Fravær skal meddeles på 1. (syge)fraværsdag.
Enhver ansat på fakultetet - herunder ph.d.-ansatte – har pligt til rettidigt at meddele fravær pga. sygdom, omsorgsdage og lignende. Undlader man at meddele fravær, kan det betragtes som ulovlig udeblivelse, og det kan medføre disciplinære sanktioner.
Medmindre andet er fastsat lokalt eller aftalt med en konkret medarbejder, betragtes kl. 10.00 på Det Humanistiske Fakultetet som seneste rettidige sygemeldingstidspunkt.
Meldingen om fravær skal ske til de(n) person(er), som den lokale ledelse har udpeget til at tage imod sygemeldinger. Meddelelsen skal ske enten via e-mail eller pr. telefon. Det påhviler den enkelte medarbejder selv at orientere sig om den lokale procedure mht. frist og adressat.
Medarbejderen har pligt til at raskmelde sig (ligeledes den lokale Scanpasansvarlige), samtidig med at arbejdet genoptages.
Ved længerevarende sygdom
Ved sygefravær af længere varighed (samlet 10 sygedage eller 4 sygemeldinger inden for de seneste 6 måneder eller sygemelding i mere end 14 kalenderdage i sammenhæng) indkaldes til sygefraværssamtaler i overensstemmelse med KU’s Personalepolitik (se KU's personalepolitik).
Ifølge KU’s retningslinjer skal det enkelte arbejdssted fastlægge administrative procedurer for sygemelding og oplyse alle medarbejdere om disse.
Sygefraværssamtaler
På Det Humanistiske Fakultet har direktionen sammen med FSU besluttet, at den indledende sygefraværssamtale varetages af medarbejderens nærmeste leder. Indkaldelsen afsendes mindst en uge og så vidt muligt to uger inden mødet, så medarbejderen kan nå at sætte sin tillidsrepræsentant ind i sagen. Umiddelbart efter samtalen sender instituttet kopi af samtaleresumeet til HR- og Personaleafdelingen til journalisering på personalesagen. Hvis konkrete omstændigheder giver anledning til at overveje arbejdsmiljømæssige (herunder samarbejdsmæsssige) aspekter, skal medarbejderens nærmeste leder dog sørge for, at en repræsentant fra HR- og Personaleafdelingen deltager i den indledende sygefraværssamtale.
Hvis sygemeldingen forventes at vare mere end 6 uger, sender den lokale leder straks efter 2-ugers samtalen tillige de relevante oplysninger (navn, adresse, funktion, Cpr, Scanpasudskrift, eventuel lægeerklæring, eventuelle andre relevante oplysninger, instituttets repræsentant ved mødet samt forslag til mulige mødetidspunkter) til HR- og Personaleafdelingen med anmodning om at indkalde medarbejderen og den lokale leder til en opfølgende sygefraværssamtale. HR & P-afd. indkalder herefter medarbejderen og den relevante leder til en opfølgningende sygefraværssamtale. Hvis det skønnes hensigtsmæssigt (f.eks. ved forholdsvis klar forventning om tidspunktet for afslutningen på sygemeldingen), kan det dog aftales mellem HR- og Personaleafdelingen, instituttet og medarbejderen, at også opfølgningssamtalen holdes lokalt. I så fald sendes ligeledes resumé af mødet til HR- & Personaleafdelingen mhp. journalisering på personalesagen.
Sygefraværssamtaler kan foregå telefonisk. Medarbejdere skal ved telefonmøder i lighed med traditionelle møder informeres om sin mulighed for at lade sig bisidde/rådgive/repræsentere af sin tillidsrepræsentant ved mødet.
Ved sygefraværssamtaler, der afholdes lokalt, skal medarbejdere informeres om sin mulighed for at anmode om, at samtalen holdes i HR- og Personaleafdelingen.
Sygedagpengeloven
Det bemærkes, at instituttet/fakultetet ifølge sygedagpengeloven er forpligtet til at afholde sygefraværssamtale inden udløbet af fristen. Fristen for afholdelse af den indledende sygefraværssamtale er med ændringen af sygedagpengeloven (LOV nr 480 af 12/06/2009) fastsat til senest 4 uger efter den første sygedag. Den indledende sygefraværssamtale (som normalt vil ske lokalt) skal således afholdes senest den 4. sygefraværsuge, hvorfor den nærmeste leder skal sørge for, at indkaldelsen afsendes senest efter 2 ugers sygefravær. Giver sygdommen eller praktiske omstændigheder ikke mulighed for en personlig samtale, holdes samtalen så vidt muligt telefonisk.
Endvidere bemærkes, at der ved ændring af sygedagpengeloven er indført regler om fastholdelsesplan, mulighedserklæring m.v.:
Mere om Ændring af sygedagpengeloven
Retten til at kræve mulighedserklæring trådte i kraft 5. oktober 2009. Reglerne om sygefraværssamtaler og fastholdelsesplaner træder i kraft 4. januar 2010. Fakultetet vil opdatere hjemmesiden vedrørende implementeringen af de nye regler senere på året, når der foreligger herom fra FSU.
Det skal understreges, at det er vigtigt at være præcis vedrørende dato for hhv. syge- og raskmelding, bl.a. af hensyn til den refusion, som fakultetet har krav på fra kommunerne ved langtidssygemeldinger.
Den fraværsansvarlige indtaster fraværet i ScanPas. Raskmelding skal ligeledes indberettes på den første arbejdsdag efter sygdomsperioden. Sygefraværsoplysningerne genereres og afleveres til Finansministeriets sygestatistik.
Mulighedserklæring ved sygefravær
Her finder du links til Personalestyrelsen og den nye mulighedserklæring, der skal erstatte de gamle lægeerklæringer samt vejledning om samme:
Vejledning til arbejdspladsen om mulighedserklæringen
Spredt sygefravær
Der skal indkaldes til sygefraværssamtale ved mere end 10 spredte sygefraværsdage/4 sygemeldinger inden for ½ år – se afsnit 2.1.1: Personalepolitik - Sygefravær. Samtalen varetages af den nærmeste leder efter samme principper som ved mere end 14 dages sammenhængende sygefravær (se ovenfor). Ved eventuelt fortsat hyppigt spredt sygefravær, orienterer den nærmeste leder HR& Personaleafdelingen, som følger op.
Personalepolitik ifm. sygdom:
På det Humanistiske Fakultet lægger vi vægt på, at ledelse og medarbejdere i fællesskab forebygger og håndterer konkrete fraværs/sygdomsforløb ved løbende, åben og tillidsfuld dialog samtidig med, at medarbejdernes integritet og ret til fravær ved sygdom respekteres. Eventuelle arbejdsbetingede problemer bør løses så hurtigt og gnidningsfrit som muligt både af hensyn til den enkelte medarbejder. Vi lægger vægt på, at der tidligt skabes dialog mellem arbejdsplads og medarbejder.
KUs overordnede retningslinjer for sygefravær
Omsorgsdage
Den ansatte har ret til 2 omsorgsdage med løn pr. barn i hvert kalenderår til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år, dvs. i alt op til 16 dage. Retten til 2 omsorgsdage pr. kalenderår gælder, uanset på hvilket tidspunkt af året ansættelsen sker.
Retten til 2 omsorgsdage pr. år gælder også i forhold til børn, der er født/modtaget på et tidspunkt, hvor den ansatte ikke var omfattet af barselsaftalen.
Barns 1. og 2. sygedag
Fra 1. oktober 2008 er muligheden for hel eller delvis tjenestefrihed med løn i forbindelse med barns sygdom udvidet til også at gælde barnets 2. sygedag. Barns 2. sygedag er en del af overenskomstresultatet for 2008. Her kan du læse om de nye regler vedr. tjenestefrihed på barns 1. og/eller 2. sygedag
Information om paragraf 56-aftaler, flexjob og job med løntilskud
§ 56-aftale
En §56-aftale er en aftale mellem arbejdsgiver og medarbejder i samarbejde med kommunen. Aftalen indebærer, at arbejdsgiveren har ret til sygedagpengerefusion allerede fra 1. sygedag. På den måde undgår arbejdsgiver store økonomiske tab pga. medarbejderens sygdom og kan derfor fastholde en værdsat medarbejder. Samtidig føler medarbejderen større tryghed i ansættelsen på trods af risikoen for større fravær. Aftalen kan laves ved alle typer ansættelser. Overenskomsten afgør, om medarbejderen får løn eller sygedagpenge under sygdom. Aftalen bruges ved langvarige eller tilbagevendende langvarige sygdomsforløb. Aftalen indgås mellem arbejdsgiver, medarbejder og medarbejderens bopælskommune.
Fleksjob
En medarbejders arbejdsevne kan være nedsat i en sådan grad, f.eks. pga. sygdom eller ulykke, at vedkommende ikke er i stand til at arbejde på normale vilkår og derfor har brug for ansættelse på særlige vilkår.
En mulighed er således Fleksjob. Fleksjob er et tilbud til personer ml. 18-63 år med en varig og væsentlig begrænsning i deres arbejdsevne, som ikke kan opnå eller fastholde beskæftigelse på normale vilkår og som ikke modtager social pension. Fleksjob kan oprettes indenfor alle arbejdsområder, funktioner og stillingstyper i både den private og offentlige sektor. Aftalen indgås mellem arbejdsgiver, medarbejder og medarbejderens bopælskommune.
Job med løntilskud
Arbejdstagere, der har svært ved at opnå beskæftigelse på det ordinære arbejdsmarked, kan blive ansat med løntilskud på offentlige eller private virksomheder. Formålet er at oplære og genoptræne de faglige, sociale eller sproglige kompetencer, så en ordinær ansættelse bliver mulig. Ved tilbud om job med løntilskud skal der tages højde for den enkeltes ønsker og behov samt arbejdsmarkedets behov – målet er at opnå varig beskæftigelse og hel eller delvis selvforsørgelse.
Ved ansættelse i job med løntilskud skal arbejdet tilrettelægges under hensyn til arbejdspladsens karakter og den enkeltes kvalifikationer.
Arbejdsgiveren udbetaler løn til den ansatte og får en andel af lønnen dækket af kommunen. Der findes forskellige løntilskudssatser. Udgangspunktet for fastsættelse af løntilskuddet er, at virksomheden skal betale for den arbejdsindsats, de får.
Ansættelsen med løntilskud kan som udgangspunkt vare i op til et år. For revalidender kan der være tale om en længere periode end et år.
KUs retningslinier for ansættelse i job med løntilskud
Læs mere om job med løntilskud på Jobcenters hjemmeside
Her finder du relevante blanketter fra Jobcenter: http://www.jobcenter.dk/blanketter
Fratrædelse
Læs mere om fratrædelseprocedure, fratrædelsesprocedurer, opsigelsesvarsler og senioraftaler på Fratrædelsessiden
International Staff Mobility (ISM)
I det humanistiske fakultets HR- og personaleafdeling kan du også få rådgivning om ind- og udstationering af udenlandske forskere. Vi kan bl.a. hjælpe den udenlandske forsker med råd omkring det at komme til Danmark, boligannoncering, åbning af bankkonto og vejledning omkring ud- og indstationeringsproceduren, samt skatteforhold. Vi hjælper især forskere, der kommer til Københavns Universitet i en kortere periode.
International Staff Mobility (ISM) fastlægger interne procedurer og arbejdsgange for international rekruttering på KU og udstationering af KU ansatte samt varetager vejledning og sagsbehandling i forbindelse med gæsteforskere.
ISM har kontakt til eksterne myndigheder og bistår med nye tilbud til internationalt rekrutterede medarbejdere, fx rådgivning i relation til medfølgende ægtefælle og børn, kulturel og social integration, økonomisk rådgivning mv.
Se mere på International Staff Mobility (ISM)
ISM-notater
Arbejdsmiljø og APV
Københavns Universitet gennemfører i 2008 og 2009 en Arbejdspladsvurdering (APV) for hele universitetet. I efteråret 2008 gennemførte Det Humanistiske Fakultet arbejdsmiljøkortlægningen i form af et spørgeskema vedrørende det fysiske arbejdsmiljø samt et spørgeskema vedrørende trivsel og det psykiske arbejdsmiljø.
I løbet af 2009 gransker vi de arbejdsmiljøproblemer, som kortlægningen har gjort os opmærksomme på. Det sker i fakultetets enkelte enheder og i de lokale samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøgrupper. De er blevet bedt om at udarbejde en række handlingsplaner, hvor de kommer med forslag til forbedringer af arbejdsmiljøet lokalt.
På baggrund af disse tilbagemeldinger undersøger Fakultetets Arbejdsmiljøudvalg (FAMU), om der samlet på fakultetet skal tages initiativ til forbedringer af det fysiske arbejdsmiljø. Tilsvarende overvejer Fakultetets Samarbejdsudvalg (FSU) på hvilke områder, der kan gøres en samlet indsats for at forbedre trivslen og det psykiske arbejdsmiljø.
I forlængelse af arbejdsmiljøkortlægningen sendte Dekan Kirsten Refsing og fællestillidsmand Lektor Henrik Prebensen en mail ud til alle fakultetets ansatte vedrørende nul-tolerance overfor sexchikane, mobning, trusler eller udøvelse af fysisk eller psykisk vold og andre former for krænkelser.
Her kan du læse mere om Københavns Universitets APV
Senioraftaler
Læs mere under Fratrædelse
Forholdsregler ved mobning og chikane
Fakultetet praktiserer nul-tolerance over for enhver form for krænkende adfærd såsom sexchikane, mobning, trusler om vold samt vold. I tilfælde af at en ansat oplever krænkende adfærd, opfordrer vi til, at vedkommende henvender sig til enten:
-
Sin tillidsmand
-
Sin leder
-
Fakultetets personalechef Hanne Møller (hmo@hum.ku.dk eller tlf. 353-29259)
-
Eller en medarbejder i Arbejdsmiljø & Samarbejde, der er den centrale arbejdsmiljøorganisation for KU (tlf. 353-22802).
Alle medarbejdere på KU har mulighed for at modtage psykologiske bistand fra konsulentfirmaet Prescriba. Man kan kontakte Prescribas rådgivningscenter 24 timer i døgnet alle årets dage. Prescribas rådgivning kan kontaktes på raadgivningen@prescriba.com eller 7022 1266. Alle henvendelser behandles anonymt, og KU får ikke besked om henvendelsen. Se i øvrigt: http://arbejdsmiljo.ku.dk/psykisk_arbejdsmiljo/raadgivning/
Kurser
Kurser og kompetenceudvikling på KU (PUMA-kurser)
Det Humanistiske Fakultet udbyder med jævne mellemrum kurser for ansatte.
De vil blive annonceret her på siden.
Kompetenceudvikling
Formålet med kompetenceudvikling er at øge medarbejdernes kompetencer under hensyntagen til HUMs behov, medarbejdernes værdi på arbejdsmarkedet og den generelle udvikling. Løbende kompetenceudvikling er en forudsætning for, at HUM forbliver at være en attraktiv arbejdsplads, der kan tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere.
MUS eller medarbejderudviklingssamtaler er en dialog mellem medarbejder og dennes leder om medarbejderens arbejdsopgaver og dennes, såvel som lederens tanker omkring udvikling af medarbejderen i forhold arbejdsopgaver eller ønske om nye opgaver.
360° evaluering anvendes i forhold til bedømmelse af ledere og inddrager forskellige interessenter.
Læs mere herunder om MUS og 360° evaluering.
Samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanter
På Københavns Universitet følger vi cirkulæret vedr. aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i Statens virksomheder og institutioner.
Samarbejdsudvalgene virker i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om samarbejde og samarbejdsudvalg, herunder for tiden Finansministeriets cirkulære af 8. maj 2008 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner.
Samarbejdsaftalen skal sørge for:
-
At fastlægge rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med arbejdspladsens mål og strategi
-
At fastlægge personalepolitiske rammer som fremmer kompetenceudvikling og som skaber lyst og motivation til at opfylde arbejdspladsens målsætning
-
At medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø.
Samarbejdsudvalgene skal udvikle samarbejdet på hele arbejdspladsen, så den enkelte medarbejder gennem påvirkning af egen arbejdssituation kan bidrage til at udvikle arbejdspladsen.
Samarbejdet i samarbejdsudvalgene skal supplere og understøtte det øvrige samarbejde, der foregår mellem ledelse og medarbejdere i hverdagen.
For hele Københavns Universitet findes Hovedsamarbejdsudvalget (HSU), for fakultetet findes Fakultetssamarbejdsudvalget (FSU) og for institutter og afdelinger lokale samarbejdsudvalg (LSU).
Hovedsamarbejdsudvalget (HSU)
HSU skal medvirke til sikring af udviklingen af samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. Dette sker bl.a. ved hjælp af gensidig information, drøftelse og fastsættelse af retningslinier for arbejds- og personaleforhold, rationaliserings- og omstillingsprojekter, ny teknologi, efteruddannelsesaktiviteter samt arbejdspladsens økonomiske situation.
Hovedsamarbejdsudvalget behandler spørgsmål, der er fælles for hele universitetet, idet der også er oprettet samarbejdsudvalg på fakultets- og institutniveau.
HSU kontaktes ved henvendelse til tillidsrepræsentanterne, til de øvrige HSU medlemmer eller ved henvendelse til HSU sekretariatet. For mere information; medlemmer, referater mm.: http://hsu.ku.dk/Om_HSU/
Fakultetets samarbejdsudvalg (FSU)
FSU er et forum for udveksling af information mellem ledelse og ansatte. I udvalget fastsættes retningslinjer for arbejds- og personaleforhold.
Alle forhold vedrørende arbejdspladsen kan drøftes i FSU. Det drejer sig fx om rationaliserings- og omstillingsprojekter, ny teknologi, efteruddannelsesaktiviteter samt arbejdspladsens økonomiske situation. FSU kontaktes ved henvendelse til tillidsrepræsentanterne, til de øvrige FSU medlemmer eller ved henvendelse til FSU sekretariatet. For mere information; medlemmer, referater mm.: http://hum.ku.dk/omfakultetet/raadogudvalg/samarbejdsudvalget/
Lokale samarbejdsudvalg (LSU)
Se liste over fakultetets Lokale samarbejdsudvalg
Tillidsrepræsentanter
Tillidsrepræsentanterne varetager medarbejdernes interesser på arbejdspladsen. Medarbejderne er organiseret ift. fagligt tilhørsforhold.
Hvis du som ansat på Det Humanistiske Fakultet får brug for en tillidsmand, kan du kontakte en af de nedenstående, alt efter hvilken medarbejdergruppe du hører til:
HK: Annemarie Jensen, tlf. 353-28602, anmarjen@hum.ku.dk
AC-TAP: Søren Balsløv Fransén, tlf. 353-28065, sfran@hum.ku.dk
VIP: Henrik Prebensen, tlf. 353-28451, hp@hum.ku.dk
Gå til listen over samtlige tillidsrepræsentanter på KU
Personaleorganisationer- og foreninger på KU
HK-områdeklubben
Læs mere på HK Områdeklubbens hjemmeside
AC-Klubben
Læs mere på AC-klubbens hjemmeside
Scanpas
Ansøgningsskema til autorisation til Scanpas:
http://it.ku.dk/brugerinfo_it/brugerauto/Autorisationsskemaver13.pdf/
Vejledning i brug af Scanpas:
http://hr.ku.dk/vejledninger/scanpas_10g_brugervejledning1.pdf/